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                                項目管理知識在系統集成項目中的應用

                                來源:大家網 發布日期:2011-04-27 09:35

                                隨著信息技術的飛速發展,IT系統集成項目越來越復雜,規模也越來越龐大,個人單打獨斗的作坊式管理已經越來越不適應發展的需要,因此引入項目管理成為IT企業當務之急。軟件項目管理則是整個系統集成項目管理中的一個重要組成部分。從概念上講,軟件項目管理是為了使軟件項目能夠按照預定的范圍、成本、進度等方面順利完成,而對其范圍、成本、進度、質量等進行分析和管理的活動。實際上,軟件項目管理的意義不僅僅如此,進行軟件項目管理有利于將開發人員的個人開發能力轉化成企業的開發能力,企業的軟件開發能力越高,則表明這個企業的軟件開發能力越趨于成熟,企業就越能穩定發展。以下是我們在廣西A企業管理信息系統建設項目中運用的一些具體項目管理知識與實踐探索。

                                  A企業信息化項目案例介紹:

                                  項目名稱: 廣西A企業管理信息系統。

                                  此項目的發起人: A企業信息部。

                                  項目時間要求: 2002年11月開始2003年6月底完成,歷時8個月。

                                  項目背景 :在本項目實施以前,該企業的信息化建設已有一定基礎,在財務部門已經上了一套基于FOXPRO數據庫的財務系統,在管理部門也有一些企業自行開發的統計查詢系統,硬件和網絡也具備了一定規模,但企業各業務部門的信息化幾乎還處于手工管理狀態之下,而且信息孤島現象比較嚴重,這些都嚴重制約了企業效率和管理水平的提高。

                                  項目目標:在升級客戶原有財務、業務數據基礎上,完善企業內部網絡系統,建立以財務、業務一體化為目標,并適應企業發展的管理信息系統。

                                  項目總結:通過在A企業信息系統項目中運用項目管理方法,使本項目得到了比較順利的實施,較高質量地達到了項目目標。雖然在項目中,客戶需求幾次發生變更,人員也發生一些變動,使項目延期一個月才完成,但由于雙方在項目過程中的積極合作,加上項目進程的明晰、可控,使項目得到了用戶的認可與好評。

                                 

                                全面的范圍管理

                                  做過項目的人可能都會有這樣的經歷:一個項目做了很久,感覺總是做不完,用戶總是有新的需求要項目開發方來做,就像一個“無底洞”。實際上,這里涉及到一個“范圍管理”的概念。項目中哪些該做,哪些不該做,做到什么程度,都是由“范圍管理”來決定的。項目范圍管理的主要過程有啟動、范圍計劃、范圍定義、范圍核實、范圍變更控制等,在A企業ERP項目過程中,我們應用范圍管理的方法如下:

                                  1.啟動階段的范圍管理

                                  (1) 分步實施的策略

                                  A企業信息化項目整個項目范圍覆蓋了企業管理的各個方面,全面啟動,必然需要大量的人員配備,很長的實施周期。同時由于實施初期用戶對ERP的認識不夠,容易使整個實施過程達不到預期的效果。

                                  因此在實施過程中我們采用 “整體規劃、分步實施、重點突破”的原則。將整個實施分為二個階段,第一階段集中精力保證企業的核心業務(財務+進銷存)的順利運行。第二階段在總結前期實施經驗的基礎上,全面推廣,將業務擴展到人力資源、設備、客戶關系管理等各個方面。

                                  (2) 充分的需求分析調研

                                  業務需求分析是明確項目范圍的基礎,為了保證用戶需求分析的全面,準確。在向用戶進行需求分析調研時,我們首先制定了詳細的需求分析計劃,明確規定需求調研時間,用戶參加人員,調研方法、內容,實施人員;同時要求實施人員依據項目背景資料及以前其他項目的實施經驗做好需求調研準備,認真編制需求分析問卷,以避免在調研中過程遺漏相關內容;在調研過程中實施人員積極對用戶進行啟發,使用戶能有條理,系統地描述需求,并在調研中詳細記錄調研問題的答案,在此基礎上編制用戶需求說明書。

                                  2. 計劃階段的范圍管理

                                  準確的范圍定義是項目范圍管理的基礎,在計劃階段,我們采取了以下措施,保證項目范圍的準確定義。

                                  (1) 制定范圍計劃

                                  在對企業進行業務調查和需求分析的基礎上,明確定義系統范圍。在執行過程中,我們首先制定范圍說明書。在范圍說明書中明確定義項目范圍,各階段的交付物,以及采用的實施方法(用友安易軟件項目實施方法論),并對相應功能進行細致描述,避免在理解上雙方發生歧義。

                                  (2) 范圍定義

                                  在范圍說明書的基礎上,我們采用自上而下的方法,按照系統的不同組成劃分了WBS(參見下圖)。范圍細化至每個特定的工作包,使得分解后的任務可管理,可定量檢查,使項目實施人員有章可循,同時便于項目經理在不同階段有效控制中間成果同時不至于陷入到項目細節中去。

                                 

                                3. 執行過程中的范圍管理

                                  (1) 促進用戶參與的項目組織結構

                                  在項目實施過程中我們組建了包括關鍵用戶、用戶職能經理和用戶項目經理在內的項目組織結構。在項目實施過程中,用戶方項目經理參與關鍵事項的討論及決策,用戶職能經理參與本部門業務流程定義,系統測試驗收并負責本部門對口業務的項目推進工作。關鍵用戶應全職參與項目,并成為項目的中堅力量。

                                  促進用戶參加項目組,不僅增加了雙方溝通和交流的機會,使用戶與項目實施人員在一起工作的過程中充分了解項目的范圍,實施進展,面臨的問題及其解決方法,并對項目的實施形成共識,避免對項目范圍及進展理解上的差異,有利于項目的順利實施。

                                  (2) 定期例會,用戶參與

                                  為了保證在項目過程中對重要問題及時做出決策,對項目的范圍、成果和進度及時通報,我們建立了ERP項目組例會制度。 通過項目例會制度,用戶能夠不斷對項目范圍及已經取得的成果進行確認,避免了在項目實施后期范圍變更的巨大風險。

                                  (3) 階段交付物用戶確認

                                  在該項目實施過程中,在項目實施的各階段我們提供了以下交付物由用戶確認,在上一階段交付物確認后,才能開始下一階段的工作。

                                  4. 范圍變更管理

                                  變更的管理是項目范圍管理的重要組成之一,項目的范圍計劃不出現任何改變幾乎是不可能的。范圍變更的原因是多方面的,如用戶要求增加產品功能等。因此我們在項目管理體系中應該包含一套嚴格、實用、高效的變更程序,它對管好項目至關重要。為了防止A項目范圍的無效蔓延,保證項目順利進行,我們雙方討論規定對用戶的范圍變更請求,一律通過書面變更申請提出,并經雙方項目經理審核后,視不同情況,做出相應的處理。對于不涉及整個業務流程修改的變更,一般給予滿足;涉及整個業務流程修改的變更,則視變更大小考慮是否滿足用戶要求。

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